AAINB - Documentation bilingue
L' Association des agents immobiliers du Nouveau-Brunswick (AAINB) est une association provinciale regroupant environ 1 400 professionnels de l’immobilier qui réglemente, défend et informe ses membres afin de protéger l’intérêt public et de faire progresser la profession. Plus précisément, l’AAINB enquête sur les plaintes et en assure le traitement conformément au Code de conduite des membres de l’ACI. À ce titre, toute la documentation doit être bilingue en vertu de la Loi sur les langues officielles. De plus, les acheteurs et les vendeurs du Nouveau-Brunswick ont le droit de recevoir de l’information dans la langue officielle de leur choix. Cela signifie que les documents – notamment les explications et formulaires immobiliers, les guides du consommateur ainsi que les plaintes ou les renseignements concernant des antécédents disciplinaires – doivent être disponibles en français et en anglais.
Le problème
Bien que l’AAINB ait travaillé avec une autre agence de traduction dans le passé, cette agence se fiait uniquement à un traducteur bien précis. Lorsque ce traducteur a cessé d’être disponible, l’AAINB a commencé à chercher des traducteurs professionnels qui pouvaient s’assurer que les versions anglaise et française avaient le même sens et la même valeur, ce qui est essentiel dans les contextes réglementaires et juridiques.
En plus de voir à ce que son contenu soit précis et juridiquement valable dans les deux langues, l'AAINB devait veiller à ce que tous les renseignements relatifs aux plaintes et aux procédures demeurent confidentiels.
La solution
En travaillant avec Word+Style, l’AAINB a un seul point de contact tout en bénéficiant d’une équipe qualifiée, ce qui donne lieu à des délais plus courts sans compromettre la qualité des traductions.
Afin d'assurer l’uniformité des documents relatifs à une même plainte déposée contre un professionnel de l’immobilier, un chargé de projet bilingue gère les projets pour le compte de l’AAINB, en fournissant des documents de référence provenant de traductions antérieures au besoin, ainsi qu’une assurance de la qualité. Cela comprend la gestion des gabarits bilingues de l’AAINB pour accélérer le processus de traduction.
En ce qui concerne la confidentialité, l’AAINB crée des demandes et télécharge les documents à traduire sur le portail sécurisé de Word+Style, lequel offre plus de sécurité que l’envoi de documents par courriel. Enfin, tous les collaborateurs de Word+Style signent des accords de confidentialité pour protéger légalement les données sensibles du client.
Le résultat
Word+Style gère chaque mois de nombreuses demandes de l’AAINB relatives à diverses plaintes, dont les procédures s’étendent parfois sur plusieurs mois. La longueur de ces documents varie, il peut s’agir de courriels contenant quelques courtes lignes ou des dizaines de pages relatives à une seule plainte. Les chargés de projet de Word+Style consignent les détails de chaque demande et conservent tous les documents originaux et leurs traductions.
Comme les demandes sont déposées au Nouveau-Brunswick, Word+Style veille également à ce que les traducteurs travaillant sur les documents de l’AAINB soient basés au Nouveau-Brunswick et connaissent les nuances du français acadien et les particularités de la vie dans une province bilingue. Cela est rendu possible grâce à des chargés de projet bilingues qui comprennent maintenant les besoins de l’AAINB afin de fournir des traductions précises et uniformes.
Word+Style a été en mesure de répondre à nos divers besoins de traduction, mais surtout, les traductions liées à notre processus de plaintes et de discipline. Son utilisation d’une base de données électronique pour la gestion de nos projets de traduction nous aide à garder une trace des traductions qui ont été demandées et fournit un emplacement central pour télécharger nos documents. Un véritable guichet unique.
Mitch McLean, Bureau du registraire, Association des agents immobiliers du Nouveau-Brunswick